POS系統與進銷存軟體及ERP之差異

 

在討論如何評估選擇POS系統前,我們應該先區分(POS系統)、(進銷存軟體)及(ERP)之間的差別。

首先我們來看看 維基百科(wikipedia)對 POS及ERP的定義,但”進銷存”則沒有解釋。

POS:銷售時點情報系統,Point of Sale的簡稱,是零售業界為記錄銷售資訊所使用的一種資訊系統。

ERP:(Enterprise Resource Planning,縮寫ERP),又譯企業資源規劃。ERP的概念是著名產業科技研究單位-Gartner Group 在1990年代初期依據資訊科技的發展及供應鏈管理所提出的觀念,以推論製造業管理資訊系統的發展趨勢。

其實ERP並不是一個全新的系統,它是由1970年代的物料需求計劃(MRP),1980年代的製造資源規劃(MRP II)所逐漸演進而成。

以推動MRP、MRP II著名的APICS美國生產及存貨管理協會在對ERP一詞的解釋中提到:一個ERP系統和典型的MRP II系統的差異在技術上的需求,例如圖形使用者介面(GUI)、關聯式資料庫、與客戶及供應商的整合、可視需要製作各式報告等。

簡單地說,ERP是「一個大型模組化、整合性的流程導向系統,整合企業內部財務會計、製造、進銷存等資訊流,快速提供決策資訊,提升企業的營運績效與快速反應能力。」它是e化企業的後台心臟與骨幹。任何前台的應用系統包括EC、CRM、SCM等都以它為基礎。

ERP的目的即是在整合各流程的資訊流,提供即時、完整、正確的資訊,來提供管理者做最好的資規劃與管理的決策。(林東清,2010)

經過以上的定義說明,您應該還是不清楚所意為何?

以下我們就用台灣商用軟體市場的實務區分。

 

從台灣商用軟體市場來區分pos系統、進銷存軟體及ERP可能較貼近實務

POS系統:定位為直接面對第一線客戶、實際接觸消費者的門市店面所使用的軟體;其需求著重在操作簡便、條碼輸入、會員管理及門市庫存管理。

進銷存軟體:多半使用於買賣批發業及小型製造業,不需接觸及面對消費者;其需求為簡易庫存管理及應收付帳款管理。

ERP:使用於大型製造業及上市櫃公司。其需求在於生產管理、內控內稽管理、財務管理及成本管理等,並且多半有資訊人員(MIS)來維護及管理設定ERP系統。

所以,POS、進銷存及ERP各有不同的屬性定位來符合企業不同的需求。

但在多年、多客戶的輔導上線實務中,有以下現象正持續進行中:

1. 因為一維條碼標籤的製作及輸入操作簡易,並且在庫存管理的準確性高;使得許多中小型企業以POS系統來取代 進銷存 軟體。

2. 為因應市場競爭及提高獲利能力等因素,在近幾年的個案中愈來愈多製造業進入消費市場,設立門市店面直接面對客戶。發覺進銷存軟體無法勝任這需求轉而使用POS系統。

3. ERP與POS系統整合個案增多。上述提到因軟體定位及功能不同,而網路購物市場的興起等因素,原本使用ERP的公司需要採買POS系統並整合。

或許有些讀者會思考,為何這些大型ERP公司不直接開發POS系統呢?

這問題很有趣,但在台灣商用軟體市場上 SAP及Oracle ERP 皆沒有POS模組;

而台灣大型製造業軟體廠商的POS系統市場評價及接受度皆不高,其中相關原因個人認為因三者所需要求及特色不同而導致。

 

POS系統特色簡介

POS系統定位為直接面對第一線客戶、實際接觸消費者的門市店面所使用的軟體;其需求著重在操作簡便、條碼輸入、會員管理及門市庫存管理。

其特色如下:

1. 操作簡便:相信您必定看過 便利商店 服務人員以 條碼讀取器 簡單地刷過商品條碼結帳或是連銷餐廳 服務櫃檯以圖形介面點餐出單完成結帳。因為直接面對消費者,所以操作簡便是必要的,而快速結帳是必備。

2. 條碼輸入:為了符合門市前台快速準確的需要,所以條碼 Barcode 管理應用是普遍的。其應用不只是前台結帳時,會員卡、商品條碼的輸入,也關係到結帳後門市庫存的管理。而其前提是商品上必須要有條碼,而條碼的編碼及列印則成了POS系統的另一關鍵。

3. 會員管理:因直接面對客戶,必須要記錄客戶交易歷史;也要區分會員的重要性並進而促進消費者再次來店消費。所以POS系統也會針對會員管理有各位不同類別、等級、卡別的區分,也應有回饋點數、贈送點數等活動;而會員生日促銷、生日卡寄發、生日簡訊等更是必備。

4. 門市庫存管理:”即時”庫存管理在這網路時代是基本的。不是一天庫存資料更新一次或二次,而是”即時”。特別是高單價商品對即時庫存管理的需求更加重要。

以下只是POS系統特色簡介,其中相關細節以後篇幅再來討論。

 

 

進銷存軟體特色簡介

進銷存軟體多半使用於買賣批發業及小型製造業,不需接觸及面對消費者;其需求為簡易庫存管理及應收付帳款管理。

其特色如下:

1. 注重進出貨管理:買賣批發業及小型製造業要求簡便操作進出貨管理,可速查交易歷史、交易單價、成交金額及列印中一刀出貨單等。

2. 應收付帳款管理:在台灣中小型企業交易活動中,以25日為結帳日是很普遍。所以 進銷存軟體在進出貨作業時以月底整批結帳為主,透過系統結算出 【應收付帳款】 並列印出 【進出貨對帳單】 與廠商、客戶對帳。

3. 簡易庫存管理:進銷存軟體 使用上大部份以總倉及少數分倉為主;不像POS系統或ERP會有數十或上百個分店倉或借出倉、加工廠倉等多倉管理,所以進銷存軟體 對於多倉間的備貨及轉撥等作業並不深入。另外庫存管理上只需要庫存數量、安全存量等,對儲位及可用量等功能不一定有提供。而 “即時”庫存管理也不注重。

4. 簡單BOM及生產記錄:針對中小型製造業,進銷存軟體 提供 簡單BOM及生產管理,可簡單記錄生產數量。但對多製程、品質檢驗、材料需求計算及成本計算等管理功能則是很粗略或是無法提供。

從以上概述可知,而筆者個人的輔導經驗及市場觀察可得,進銷存軟體 的市場正逐漸被 POS系統及 ERP 所侵占;所以進銷存軟體廠商大多以低價競爭為訴求,只求存活而無資金再投資軟體架構也沒有人力提昇軟體功能,成為惡性循環的局面。

 

ERP特色簡介

ERP使用於大型製造業及上市櫃公司。其需求在於生產管理、內控內稽管理、財務管理及成本管理等,並且多半有資訊人員(MIS)來維護及管理設定ERP系統。

其特色如下:

1. 多使用於中大型製造業及上市櫃公司。所以多公司別、多廠、多倉、多組織單位、多使用者、多幣別、多換算匯率、多語言(國別)及多稅別為ERP必備功能。

2. 生產管理模組完整:除一般廠內生產管理外,並提供多製程、品質檢驗、材料需求計算及成本計算等管理;再依不同行業別區分可做批號管理、序號管理及有效期限管理等。而BOM作業也應提供版次管理、選配件管理、取替代件管理等功能。

3. 內控內稽及財務管理:為配合這目的,ERP應具備有【覆核】功能並在九大循環中有【內控內稽】的控管點。而財務管理也應符合【IFRS】國際會計準則的規範。

4. 資訊人員(MIS)維護:多SQL資料庫架構、異質資料庫資料整合、ERP系統參數設定及維護、網路連線架構穩定以上皆是MIS的責任。

另外,顧問輔導人員的優劣好壞對於ERP上線運作及效益發揮有關鍵性影響,但這部份在ERP系統評估卻難以量化,是ERP上一大盲點。

因為ERP的軟體架構大、系統功能多,所以程式撰寫進入門檻高,故台灣商用軟體市場真正的ERP廠商不多。當然很多 進銷存軟體 也以ERP來掛名,造成滿街皆是ERP軟體,但實務上、程式架構、軟體功能及客戶使用經驗可區分出真偽。

 

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