如何評估POS系統

 

評估要點

在了解pos系統與進銷存軟體及ERP基本差異後,我們再來了解如何評估pos系統,最終再來選擇pos系統。

而評估pos系統好壞優劣筆者建議可由以下三大要點來初步區分:

1. POS系統的種類:筆者區分為飲料外帶業、餐飲訂桌業、烘焙食品業、圖書文具業、寵物醫療業、百貨零售業、五金零售批發業、婦嬰藥局業及服飾鞋業,而其他未提及的業別筆者列入其他類。不同pos系統種類針對各業別的不同需求而設計。

2. POS系統功能架構:筆者區分為前台操作管理、後台流程管理、會計財務管理、發票管理、會員管理、促銷管理、條碼輸出入管理、權限管理、報表設計管理、客製管理及其他。不同POS種類著重不同管理,如服飾業POS系統對會員管理、促銷管理及條碼輸出入管理較注重;而烘焙外帶業則需要前台管理以圖形化介面來快速操作。但其中較容易被忽略而很重要的是會計財務管理,因企業經營最後是以財務報表來呈現,不應只是 應收帳款 – 應付帳款 > 0 即可。

3. POS系統軟體架構:筆者區分為資料庫或資料檔、二層式架構及三層式架構、單店或多點資料連線、集中或分散資料連線、即時或批次資料連線及其他。

這三大要點只是初步區分,而其中相關細節以後篇幅再來討論。

但筆者在此要特別強調,其中【系統軟體架構】是最為關鍵,但因涉及 (程式撰寫) 和 (資料庫語法) 等專業資訊工程領域術語而容易被忽略或誤解;【系統軟體架構】相對於pos系統 好像是(地基 對於 建築物 )或是 (底盤 對於 整車)的重要性,是決定性的因素但一般使用者因 資料不對稱或 資料不透明 而無法了解明白。

所以外顯在 POS系統上可明顯呈現的是,支援 【多點連鎖】並【即時集中】資料處理的POS系統不多,而實際上線使用並且有客戶滿意的POS系統更少,實在是程式撰寫、資料庫語法、資料連線處理等技術門檻太高。

 

 

【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】POS系統特性

在如何評估pos系統時,首先我們應該先認識pos系統種類。筆者將【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】一併介紹,因其行業特性及系統需求較類似,而且企業經營發展上較雷同。

【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】POS系統特性:

1. 商品數量不多:相較於【服飾成衣業pos系統】數十萬件商品、【五金零售批發業pos系統】約九萬多筆商品及【圖書文具業pos系統】約五至十萬本書籍文具,【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】pos系統商品數量至多不到千個,所以這業別的pos系統較少會使用條碼管理。

2. 點餐作業:為快速回應客戶 “加料加價”或”去冰半糖”等不同口味需求,以【圖形化介面】、【觸控螢幕操作】,同時顯示商品名稱、價格等資訊使前台人員一目瞭然;就算人員輪班、請假、離職等異動情況,替代人員也可快速上手。

3. 餐桌作業:管理樓層、區域、餐桌數量,掌握桌數使用情況。

4. pos設備整合多:需要與發票機、出單機二~四台、客戶顯示器、錢櫃、觸控螢幕或PDA點菜等pos設備整合。其中出單機二或三台位於廚房以利飲料及出菜監控。

5. 服務成本重:因整合設備多,特別是廚房是高溫潮溼的環境,而某些情況下蟑螂、螞蟻對設備及線材傷害更大;或戶外用餐區因強風大雨使pos設備損害也時有所聞,所以無預警情況多常見。所以對pos系統廠而言,其服務成本重且需要機動支援;甚至周六假日也需客服人員留守以提供假日時大量客戶需求。

此外,【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】POS系統多為單店單機使用,對系統功能架構及軟體架構多不注重,所以pos系統商報價時多為軟硬體同包合併報價;甚至是 “買硬體 送軟體 加服務”。

 

 

食品業及烘焙業pos系統特性:

與【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】相較,烘焙食品業pos系統功能相對較為簡單,但需要注意以下差異

1. 系統架構需支援「多店連鎖」:故其烘焙食品業pos系統價格不比【飲料外帶業】及【餐飲訂桌業】便宜。

2. 訂單提貨作業:平日的生日蛋糕、假日節期如中秋月餅等慶祝活動,皆要有訂單提貨功能;如有多店連鎖經營,甚至提供「甲店訂店 乙店提貨」功能,如此系統需要支援 「訂貨時預付訂金,提貨時沖銷訂金」 功能。

3. 網路購物功能:愈來愈多業者進行銷路行銷,所以烘焙食品業pos系統除了一般店面經營管理外,也需要支援【網購管理】功能。

觀光工廠適用:在筆者的pos系統輔導經驗中,觀光工廠的經營形態有 門票抵用、餐點飲料服務、商品買賣等,商品數量不多但可用【圖形化介面】簡易操作,所以也可稱為「觀光工廠pos系統」。

 

圖書文具業pos系統特性:

 

1. 圖書資料特殊欄位:在「書籍基本資料」中,【作者】、【譯者】、【出版社】、【出版日期】、【ISBN】、【語言】、【裝訂】及【叢書名稱】等,皆是圖書文具業pos系統特有欄位;也有如絶版、再版、缺書等【書況】。並且在系統前後台各作業中皆能以各特殊欄位進行查詢。

2. 叢書成套或單本買賣:消費者可能 叢書成套 購買或單本零買,是本業別常見的。

3. 圖書、參考書、文具百貨混賣:

4. 簡體書訂價:簡體書銷售時以 人民幣 乘 (換算比率)為售價;而進貨時以 人民幣 計價但以 美金 付款。

而會員管理、促銷管理、條碼輸出入管理也是必備的。

零售業poserp系統

寵物醫療業pos系統特性:

1. 寵物資料特殊欄位:如【晶片號碼】、【鉰料品牌】、【餵食時間】、【品種】及【疫苗接種日期】等特殊欄位。

2. 醫療管理:如【掛號】、【看診】、【領藥】及【病歷】等作業。

3. 美容管理:如【美容項目】、【美容師服務】及【接送行程安排】等作業。

4. 住宿管理:如【房號】、【計時整日房價】、【進退房住宿時間】及【預約】等作業。

 

婦嬰藥局業pos系統特性

1. 需有合格證照之藥師執業:藥局經營最特別的由專業藥師提供諮詢及(處方用藥)及(管制藥品)之用藥記錄建檔。

2.藥品(粒、排、盒)單位換算及(有效期間)管理。

3. 健保藥局之(健保處方)及(管制藥品)線上申報。

 

五金零售批發業pos系統特性:

1. 大小單位價格換算:因五金業行業特性,壹支(小單位)”華司型六角頭米厘螺絲”或買壹包(大單位)的零售價格及換算數量需要設定;甚至對 批發客戶也需折扣設定。

2. 商品數量多且雜:五金業商品數量多至數十萬種,若再細分產品大、中、小類分析則更為複雜;庫存管理非常仰賴(條碼管理)及(盤點機)應用。

3. 系統架構需支援「多店連鎖」及訂單提貨作業:pos系統需提供「甲店訂店 乙店提貨」功能,如此系統需要支援 「訂貨時預付訂金,提貨時沖銷訂金」 功能。

4. 架上標籤列印:若產品價格異動時,整批列印架上標籤。

進貨廠商比價比業:可針對商品提供多廠商報價、比價功能。

 

服飾鞋業pos系統特性:

1. 商品需有多款式、多顏色、多尺寸管理:以鞋業為例,有美規、歐規及日規三個尺寸管理區分;而顏色編碼可能是自訂或以(色碼表)為編號。所以一款式上衣有三種顏色、四種尺寸,系統需產生3*4=12個產品代號來記錄商品。若一季進出貨 壹千個 款式服飾則可能產生1,000*12=12,000件商品資料,故多季多年累計數十萬件商品資料是輕易突破的;所以服飾業pos系統需能經過這考驗。

2. 商品建檔、進貨處理及吊卡列印之快速處理:若服飾業者進貨商品沒有提供條碼,則進貨流程時需要同時快速地商品款式、顏色及尺寸建檔,大中小產品分類,吊卡列印黏貼,一氣呵成。

3. 託售寄賣管理:服飾商品委由他人出售,月底時再盤點庫存結算出售金額;所以結合(盤點機)進行庫存實際盤點並產生結帳單是必要的。

4. 促銷及會員管理:提供價格區間、組合商品、滿額額扣、贈品、會員升等、會員積點…等促銷方案,並進行會員類別、等級、卡別、生日卡列印、地址標籤寄送或簡訊通知等活動。

5.網購及電商資料串接:系統需提供[會員及訂單]即時匯入、快速出貨管理、換貨及退貨管理、商品可售量及庫存量回饋網購平台及黑名單管理等。

系統架構需支援「多店連鎖」及訂單提貨作業:pos系統需提供「甲店訂店 乙店提貨」功能,如此系統需要支援 「訂貨時預付訂金,提貨時沖銷訂金」 功能。

 

百貨零售業pos系統特性:

首先就筆者pos系統輔導經驗而言,系統功能面並不比服飾業pos系統複雜,例如:促銷活動只有單價或數量折扣、付款方式只有現金及信用卡等;但百貨零售業pos系統軟體架構卻是大而複雜,需有資訊人員(mis)維護,這是其中最大差異點。

故筆者依百貨零售業的市場區隔,大致如下

1. 大型量販店:如(家樂福)、(大潤發)等。

2. 中型超市:如(全聯社)、(頂好)、(農會超市)等。

3. 連鎖便利商店:如(7-11)、(全家)等。

4. 精品生活館:如(名佳美)、(生活工場)等。

5. 社區單店。

1-4類大部份現有運營業者皆有自行設計或客製的pos系統並有資訊人員維護管理,而社區單店經營則多以 收銀機 結帳為主。

其中 煙酒 買賣因涉及(健康稅)稅制問題,故稅額及發票列印較特殊。

 

百貨零售業pos系統客製化程度高,大多以專案撰寫方式進行,其中相關細節以後篇幅再來討論。

行業別poserp系統