如何選擇POS系統

 

如何選擇POS系統之簡介

在以「系統功能架構」及「系統軟體架構」來評估POS系統後,那如何「選擇」POS系統呢?

首先筆者強調,沒有最完美的POS系統;就算有「最完美」的POS系統也不適合「不完美」的公司。所以只有在考量以下因素後再來選擇「最合適」的POS系統。

1. 自我需求:也可說是公司目前面對的難題及挑戰。例如:庫存不足、帳款不準、流程不順、員工不滿或管理決策粗糙等。首先要先釐清期望透過POS系統來解決公司的首要問題及次要問題,一一整理排序。

2. 可負擔的金額:從您開店過程及其他一般經驗中可知,所花費的實際金額大約為估計的兩倍。如果公司預算以10萬建置POS系統,那您「可負擔的金額」大約是20萬;也就是公司如果損失20萬不會對正常營運產生很大負擔。其中隱藏性成本也是很可觀,如後續的軟硬體維護費用等,尤其是如果導入POS系統失敗由引起人力耗損、流程不順、營運數據無法傳送,甚至決策數據錯誤等可怕損失。

3. POS系統廠商:可評估POS 系統廠商的「產業經驗」、「程式技術」、「服務體系」、「客製化能力」及最重要的「顧問輔導資歷」。

4.POS系統架構:也就是「系統功能架構」及「系統軟體架構」。

如何選擇POS系統之自我需求

 

在回答如何選擇POS系統時,首先要了解「自我需求」;也可說是公司目前面對的難題及挑戰。常見的問題如下:

1. 庫存不足:是否因為公司進貨、出貨、盤點人員無法準確記錄或資訊系統無法即時回饋導致庫存不足呢? 或是因人員離職異動或其他舞弊行為而產生庫存不足呢?

2. 帳款不準:前台銷售金額為何與現金、信用卡、折價卷金額不符?每日折讓多少金額呢?與進貨廠商對帳金額總有誤差呢?是因退貨或品質不良嗎?

3. 流程不順:在櫃檯點餐結帳後,是否可同時通知前場送冷飲而後場備餐呢?服飾業如何在進貨時同時將商品資料編碼並列印吊卡條碼並管理庫存?

4. 提昇決策品質:從簡單的產品暢銷排行、滯銷排行、進銷比或是何種促銷方案最佳?在何地?是A級客戶最有效或組合商品促銷效果不好?

5.網購需求:會員及訂單滙入、備貨出貨管理、快速退換貨、各平台即時庫存管理?

6.其他

這些問題應如何解決呢?導入pos系統是否可有效處理呢?

就筆者的輔導經驗而言,若店面經營不超過三家,建議業主應先全心全力找出【Business Model商業模式】先求生存,再找發展。

在經營三家以內時,應先定位產品獨特性、客群找尋及培養、服務體系建立、商品周轉率及現金收入穩定性等,這些種種問題皆需要業主面對問題並親身而為解決、而且需要一至二年、四季節期的營業循環的驗證後成為公司的營運模式。

所以一般而言,三家店內營運可以人力處理而超過三家以上POS系統的效益明顯增加。

 

如何選擇POS系統之可負擔的金額

 

在如何選舉POS系統時,其次要考慮的是「可負擔的金額」;如果公司預算以10萬建置POS系統,那您「可負擔的金額」大約是20萬;也就是公司如果損失20萬不會對正常營運產生很大負擔。

而在選擇POS系統時,廠商會提供POS系統報價;但這只是POS系統報價,尚有「隱藏性成本」未提及,我們一一列舉:

1. POS設備成本:「一體成型pos主機」或「分離式pos主機」、「觸控式螢幕」或「一般螢幕」、「熱感式出單機」或「點陣式印表機」、「二聯式發票機」或「三聯式發票機」、「光罩式條碼掃瞄器」或「雷射條碼掃瞄器」、是否使用「中英文客戶顯示器」及「電子型錢箱」、是否需要「條碼列印機」及「盤點機」或「可程式鍵盤」。若是企業已有舊設備在使用,新POS系統可否繼續延用;否則汰換可使用的舊設備實在很可惜。

2. 網路建置成本:POS系統是「集中即時」或「離線分散」式、POS系統是用「Terminal Service」連線或是「FTP」資料交換、「撥接連線」或「VPN虛擬私人網路」、頻寛大小及穩定性、「防火牆Firewall」建置等。

3. Windows及SQL授權費:除了Server端付費購買外,尚需依連線使用者數收取費用。筆者建議因為Windows及SQL授權費是商業使用,相關的授權費用不可忽略;而Office系列軟體是否安裝也需考慮。

4. 系統維護費用:除了POS系統後續每年度維護費用外、尚有Server及PC、POS設備、耗材費用及網路設備的相關維護費用。

5. 教育訓練費用:使用人員的教育訓練費用、顧問輔導費用,或是MIS資訊人員聘請費用皆是不小的花費,特別是人員離職異動時所產生的損失。

 

而無法事先估計的是如果導入POS系統失敗由引起人力耗損、流程不順、營運數據無法傳送,甚至決策數據錯誤等可怕營運損失。

 

如何選擇POS系統之POS系統廠商

 

在如何選擇POS系統時,POS系統廠商的能力是第三個重點;可分為「產業經驗」、「程式技術」、「服務體系」、「客製化能力」及最重要的「顧問輔導資歷」來討論。

1. 產業經驗:每個不同行業各有不同的經營形態、客群需求及產品特性,所以POS系統廠商需要了解各個行業的管理重點;而所設計的POS系統也應區分不同行業別的特性而有不同的版本。筆者區分為飲料外帶業、餐飲訂桌業、烘焙食品業、圖書文具業、寵物醫療業、百貨零售業、五金零售批發業、婦嬰藥局業及服飾鞋業。細節請參考「如何評估POS系統」中的「POS系統種類」。

2. 程式技術:POS系統廠商的「程式技術」包含了

A. Windows平台支援:Windows XP、Windows 7 & 8 及Windows 10。系統廠商需有人員且有能力使POS系統能支援最新的Windows平台及平板電腦及智慧型手機查詢。

B. SQL資料庫:POS系統必須要使用SQL資料庫;而大型POS系統能支援Oracle資料庫;至於只能使用DBF資料檔ACCESS或FoxPro的POS系統廠商就..算了吧!

C. 開發程式語言更新:無論是用php、java、C++或Delphi,請確定POS系統商能更新至最新版本。

D. 網路連線技術:POS系統架構必使用三層式架構、單店或多店連線、集中式或分散式連線、即時或批次連線。

3. 服務體系:POS系統廠商的組織架構,除了「線上客服專員」提供一般電話諮詢及遠端連線軟體服務並每月集中式教育訓練開課外,也應有「系統架構工程師」專注於Windows平台支援、SQL資料庫處理、開發程式語言更新及網路連線技術。「系統功能工程師」則專注於POS系統前台操作介面簡易、後台流程管理嚴謹及各行業別特殊功能的程式撰寫。另外尚有「報表設計工程師」、「軟體出貨工程師」、「客製化工程師」等針對POS系統使用客戶進行系統調整。

4. 客製化能力:客戶在使用POS系統後,儘管事前已評估符合自我需求、預算及POS系統廠商,但隨著POS系統使用愈加熟悉後產生新的功能需求、或是因公司營運擴張等因素產生新的管理流程時,則POS系統廠商的「客製化能力」深深影響POS系統使用的好壞。而談起「客製程式修改」,對系統廠商來說可是大工程;因客製程式不僅可能會影響原本POS系統穩定性,還要針對程式碼作細部調整;而萬一事前系統分析不完整導致客製程式無法撰寫或產生錯誤數據時情況更是可怕。而「客製程式修改」的問題隨著客戶數增加及功能要求增加而愈複雜;如此則沒有穩定版本提供客戶使用。所以對客戶個案需求如何儘量滿足而不影響系統程式碼品質,是POS系統廠商「客製化能力」的關鍵。

5. 顧問輔導資歷:在POS系統上線使用及後續維護上,「顧問」佔有決定性的地位。「顧問」不僅要了解各行業的產業特性,甚至可將其他業別特性應用至公司營運運作上;例如可將服飾業的促銷方式轉化成公司的促銷方式。而在符合「稅制」及「財務稽核原則」下,「顧問」對POS系統的進行調整設定以提昇公司使用POS系統效益。 而在系統導入上線時,更要面對公司管理者的控管需求、資訊人員的系統維護支援及現場操作人員的方便輸入查詢介面等。POS系統上線SOP建立及後續客製程式及報表進行如何追蹤及完成,皆考驗「顧問」的輔導資歷。

筆者在「如何選擇POS系統廠商」列出這些林林總總的因素,是否有比較簡易的方式來過濾POS系統廠商呢? 筆者提供另一種較簡易的方式來評估POS系統廠商

首先詢問POS系統廠商的成立時間及規模大小。若公司經營時間超過十年以上則表示其公司運作已上軌道;而員工人數中主管、顧問、研發工程師、服務人員的比重則是另一要點,若業務佔大多數而服務人員及工程師只有二、三位則後續服務支援可想而知。

其次該廠商的POS系統目前是否有我們同業在使用?有幾家呢?是符合我們行業別嗎?拿「餐飲訂桌業」套用在「服飾鞋業」是不可行的,讀者可先參考先前提的「POS系統種類」。

再來則是該POS系統的同業使用店數規模及區域範圍。同一行業但單店經營與3家店數經營及30店數經營其管理重點大不相同;而同樣有30家店數,但分佈在台灣本島、離島、港澳地區、華南、華東等地區其管理形態更複雜。如此可考驗出該POS軟體的系統架構是否有彈性及廠商的客製化能力,可否滿足公司成長的需求。

 

如何選擇POS系統之POS系統架構

 

如何選擇POS系統時,我們除了要注意
「自我需求」、「可負擔的金額」、「POS系統廠商」外
,最後是「POS系統架構」

也就是先前所提的「系統功能架構」及「系統軟體架構」,
其中細節請參考以前篇幅介紹。

 

 

正確選擇POS系統後之使用效益

 

在考慮各項因素後,正確選擇POS系統會產生以下使用效益:

1. 符合公司目前及未來需求:在事前經過「自我需求」的釐訂、「可負擔金額」的估算、並考量「系統架構」符合行業別及「系統廠商」的客製能力,POS系統可符合公司大部份需要,其他特殊需求則透過報表修改或客製程式撰寫來滿足。

2. 系統操作簡易及使用簡便:前台現場人員以圖形化介面或條碼輸入方便操作使用,後台管理人員快速地以各式條件查詢報表及統計月份年度資料。如此人員教育訓練及後續人力培訓可配合公司成長腳步。

3. 系統穩定性及彈性:在考量「系統軟體架構」及「系統功能架構」後,POS系統可全年度365天上線使用並正確且即時呈現營運數據、否則一旦在假日當機使前台無法結帳其損失是難以估算的。而系統的彈性可隨著公司成長的需求再加入「財務會計模組」、「生產管理模組」等,也可能是客製程式撰寫或報表修改;但前提是隨著公司增加展店家數時,POS系統的維護人力不需額外增加。

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