POS系統功能架構 [流程管理]

在如何評估POS系統時,首先我們應該先認識(POS系統種類),再來(POS系統功能架構)是第二步驟。

筆者區分為

前台操作管理、
後台流程管理、
會計財務管理、
發票管理、
會員管理、
促銷管理、
條碼輸出入管理、
權限管理、
報表設計管理、
客製管理及其他。

[前台操作管理]已於前篇中說明,本篇再談後續系統功能架構。

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採購進貨系統特色

1. 支援採購建議功能,可依產品安存量、訂單、採購單、製令領料、製令繳庫等單據計算缺貨數量,缺貨產品可轉採購建議單後,再依併單原則(廠商,需求日,購員組合)轉為正式採購單,另外,也支援專案訂單轉採購單或是由內部請購單轉採購單的功能。

2. 支援採購進貨資料整批刷條碼、寄賣進貨由盤點機匯入產生進貨資料功能。

3. 支援查詢歷史廠商採購進貨交易產品記錄。

4. 支援查詢未進貨產品廠商清單,以利後續催單作業。

5. 支援收貨驗收功能,可於收貨後執行驗收作業,再依良品、不良品轉進貨或退貨。

6. 支援進貨沖單功能,可依進貨產品自動找回沖採購單號產品已進貨量,加速進貨作業。

7. 支援進貨條碼列印功能,可依進貨單項目指定列印條碼份數;也可列印英文格式Purchase Order。

8. 支援進口報關費用計入成本功能,可依一張費用單分攤至多張進貨單或勾選分攤產品,成本隨之提高。

9. 支援進退折讓成本,可指定多批進貨退貨或是不限批號退貨,也可自設[成本基準日]功能,以利折讓發生n月以後,但是成本需往前追溯的問題。

10. 提供寄賣管理作業,依據廠商寄售商品管理進退貨以及銷售作業,可不定時結帳應付帳款。

11. 結合進項發票作業,可連結後續發票申報系統。

 

採購流程

進貨流程

應付帳款流程

 

採購需求02

 

訂單銷貨系統特色

1. 支援報價、訂單、銷貨、銷退折讓、託售等作業,可配合前台POS收銀系統,自動產生銷售交易資料,以支援有門市公司管理作業。提供多單合併轉單功能,例如:同客戶多張報價單,每張報價單可勾選不同轉單產品功能,同理類推,多訂單也可以整批轉銷貨單。

2. 支援查詢客戶歷史銷售交易產品記錄,或支援於輸入單據時查看分倉產品即時庫存量功能。

3. 支援查詢未出貨產品客戶清單,以利後續訂單管理作業,可加掛P/I、Invoice..報表。

4. 支援訂單整批出貨功能,倉庫人員可以定期處理待出貨訂單整批備貨轉銷貨單功能。

5. 支援銷貨沖單功能,可依銷貨單產品回找訂單沖銷已出貨量,加速出貨作業。

6. 支援出口報關費用計入銷貨費用功能,可依一張費用單分攤至多張銷貨單或勾選分攤產品,銷貨毛利隨之下降。

7. 支援整批刷條碼產生銷貨資料功能。

8. 支援訂單可查詢相關採購、進貨、銷貨、銷退等單據功能,而銷貨單可查詢相關帳款、發票等單據功能。

9. 支援單據後續步驟沖帳查帳功能,例如:一張銷貨單分3期帳款,可查看已沖帳記錄(收3次款,分別用支票、匯款或L/C付款的明細資料)。

10. 支援依訂單管理多期帳款功能,可分批出貨,帳款可分次或一次付款沖銷出貨單據帳款,可跨單合併付款。

11. 支援租賃交易管理,提供預約、承租計費(依承租天數計價)、收押金、收尾款並退押金…等作業。

12. 支援業務管理系統,可依業務設定年度、各月或不定期目標值,再依期間統計實績及達成率..等資訊,為一相當彈性的管理系統,另外,支援相關業務報表,加強協助管理業務效率。
13. 提供數十種以上銷售分析報表,包含:業績、暢滯銷、大類、毛利分析、3年分析…等眾多類型分析報表。

14. 結合銷項發票作業,可連結後續發票申報系統;同時結合應收帳款系統。

POS訂單流程

POS銷售流程

 

應收付帳款系統特色

 

1. 依系統別分為應收、應付帳款系統,而帳款系統皆可分期管理沖帳作業,可單筆沖帳或是依收付款對象合併多單收付款沖帳。

2. 帳款可分期沖帳或是連結發票系統開立發票,而各期沖帳收付款記錄可畫面隨時追蹤查詢。

3. 若需結合傳票系統時,可自定費用會科或子科目代號及摘要,例如:薪資或水電費,配合整批拋轉傳票功能轉傳票。

4. 提供畫面彙總查詢客戶應收帳款單據以及廠商之應付帳款單據,或列印對帳單、統計報表輸出。

5. 收款作業提供單張帳款沖帳或整批多張帳單(含銷貨、退貨、其他應收帳)合併沖帳(同收款對象-多客戶)功能,含帳折作業。

6. 付款作業提供單張帳款沖帳或整批多張帳單(含進貨、退貨、其他應付帳)合併沖帳(同付款對象-多廠商)功能,含帳折作業。

7. 應收帳款及應付帳款資料,將連結財務現金流量表顯示資料。

應收帳款流程

應付帳款流程


發票系統特色

1. 支援進、銷項發票401申報或媒體磁片申報作業。

2. 支援登錄發票本畫面,可查詢各發票本每一張發票開立內容功能,含作廢發票。

3. 可整批開立進項發票,取廠商進貨、退貨、他帳款單據,合併開立一張發票號碼,再回寫單據發票號碼作業。

4. 可整批開立銷項發票,取客戶銷貨、退貨、他帳款單據,合併開立一張發票號碼,再回寫單據發票號碼作業。

5. 可列印各類發票聯式之發票明細表,包含:二聯、三聯、電子發票、POS二聯收銀、POS二聯多收銀機台等表。

6. 支援承接POS系統開立之發票,產生發票明細表功能。

7. 支援依當期進、銷項發票資料,產生401申報表及媒體申報磁片作業功能,可列印401申報表或是發票檢核表。

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出納票據系統特色

 

1. 依照功能區分為:應收票據系統、應付票據系統、以及出納零用金及費用付款等作業。

2. 可由收款單直接新增應收票據內容,沖銷應收帳款。

3. 提供應收票據收票、託收、兌現、退票以及轉付等作業功能,可列印相關狀態碼之明細報表。

4. 可由付款單直接新增應付票據內容,沖銷應付帳款。

5. 提供各類支票本建檔作業,支票本可設定限用分公司功能,並可依次取號開票,系統將記錄每一張票據開票內容,並可利用報表工具設計套印支票簿報表。

6.支援開票給內部員工(費用申請)及廠商(應付帳款申請)功能。

7.提供應付票據開票、領票、兌現、退票等作業功能,並配合相關狀態列印報表。

8.提供到期應付票據提示作業,可自設N天前到期票據,統一彙集於畫面上,可追看到期票據號碼查看詳細內容。

9.應收票據及應付票據待兌現資料,將連結財務現金流量表顯示資料。

10.提供各銀行存摺對帳單及餘額表。

出納票據流程

 

 

會計總帳系統特色

 

1. 可自設會科以及常用傳票型版資料,而進銷存以及財務相關等單據,提供可批次轉單為傳票功能。

2. 提供會科變更功能,可將舊會科變更為新會科功能,包含歷史傳票及科目餘額資料。

3. 傳票依權限功能,可區分為製票以及傳票兩個畫面,無核准功能的人員,限用製票畫面權限,傳票核准後才會黑累入科目餘額。

4. 傳票單號自動編號原則,支援依製票人、自定自軌、分公司、日期…等可自設編碼原則。

5. 整批由批次產生傳票作業產生之傳票,可追蹤來源單據查看單據內容。

6. 提供傳票編號整批重排、查詢空號號碼、單筆取號等功能。

7. 提供多幣別輸入傳票功能,列印財報時,以本幣金額呈現。

8. 提供傳票立沖帳維護功能,可於輸入傳票時立帳或沖帳,並可查詢立沖帳單餘額或輸出報表。

9. 提供資金預估設定(可用會科、定期或不定期收支科目預估)畫面,可結合帳款、票據、以及傳票系統會科餘額,輸出現金流量表。

10. 提供公司、部門以及專案相關財報,重要財報內容如下:

損益分析表:提供超過數十種查詢組合條件,可依勾選分公司、部門、或專案列印損益表。
損益分析表:各類損益表下又可區分為:本期、月別、季別、或是自定多期比較查詢資料。
損益分析表:各類損益表又可分為多公司、多部門、多專案橫向展開比較。
損益分析表:各類損益表又可分為明細表以及彙總簡表呈現。
資產負債表:提供超過數十種查詢組合條件,可依公司、部門、或專案列印報表。
資產負債表:各類資產負債表下又可區分為:本期、2月、2年、或是自定多期比較查詢資料。
資產負債表:各資產負債表又可分為多公司、多部門、多專案橫向展開比較或是以帳戶式格式呈現。
資產負債表:各資產負債表又可分為明細表以及彙總簡表呈現。
費用統計表:同損益表,提供超過數十種查詢組合條件,可依公司、部門、或專案列印報表。
費用統計表:各費用統計表可依會科類別列表,例如:6開頭類別列印營業費用表,或是4,5開頭等費用資料。
費用統計表:各類費用統計表下又可區分為:本期、月別、季別、或是自定多期比較查詢資料。
費用統計表:各類費用統計表又可分為多公司、多部門、多專案橫向展開比較。
費用統計表:各費用統計表又可分為明細表以及彙總簡表呈現。
銷貨成本表:同損益表,提供超過數十種查詢組合條件,可依公司、部門、或專案列印報表。
銷貨成本表:各銷貨成本表可依買賣業或製造業報表型版列印不同格式報表。
銷貨成本表:各類銷貨成本表下又可區分為:本期、月別、季別、或是自定多期比較查詢資料。
銷貨成本表:各類銷貨成本表又可分為多公司、多部門、多專案橫向展開比較。
銷貨成本表:各銷貨成本表又可分為明細表以及彙總簡表呈現。
股東權益變動表:同損益表,提供8種查詢組合條件,可依公司之本期、月別、季別、以及多期查詢列印報表。
股東權益變動表:又可分為明細表以及彙總簡表呈現。

總帳財務流程

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庫存系統特色

1. 提供隨時查看庫存量:1-產品在各倉即時庫存量 2-各倉庫下所有產品即時庫存量,而目前即時庫存量,可透過查詢報表顯示區間相關期初量、入、出庫量..等資訊,交代目前庫存量的來龍去脈。

2. 支援整批產生產品代號功能,可依大類代碼、中類代碼、小類代碼組合整批產生產品檔資料,而行業別產生料號原則, 配合相關參數設定產生,產品檔畫面內建自動編號功能。

3. 支援產品批號序號、儲位管理功能。

4. 支援列印產品型錄、條碼..等產品檔功能。

5. 支援變更料號功能,可整批變更新料號,包含歷史交易資料; 也支援整批改價功能。

6. 支援快速配貨功能,由各部門或分公司的缺貨商品申請,可整批轉出揀貨,協助倉庫人員快速補貨作業。

7.支援整批訂單出貨、整批請購申請轉調撥功能。

8.支援借出、借入及還回管理作業,可隨時查看各倉未清項目庫存,若是借出項目尚可提供轉銷貨產生帳款功能。

9支援各分倉點快速盤點功能,可人工盤點(整批產生空白盤點單填實盤量)、盤點機盤點(匯入實盤量)或是刷條碼盤點(匯入實盤量)。

10.盤點機支援文字交換功能,可承接各類盤點機文字檔,匯入系統。

11.支援可整批產生各倉盤點單功能,並提供盤點單自動偵測&取出異常產品功能,而新增盤點單可顯示前期盤點日及帳面量,加上系統自動統計本期入、出庫量後,結算出新的帳面數量,再依實盤量自動計算盤差量,轉調整單調整庫存量。

12. 支援重算&更新各倉庫產品庫存量、每日平均成本、以及區間銷貨單據可依據最真實成本重算銷貨毛利功能。

零售業poserp系統

會員管理及促銷管理流程

 

會員管理流程

促銷管理流程

寄賣進貨及調貨流程

寄賣進貨流程

調貨流程

託售管理及IC卡管理流程

託售管理流程

IC卡流程

行業別poserp系統