POS系統功能架構 [前台操作]

簡介

在如何評估POS系統時,首先我們應該先認識(POS系統種類),再來(POS系統功能架構)是第二步驟。

筆者區分為

前台操作管理、
後台流程管理、
會計財務管理、
發票管理、
會員管理、
促銷管理、
條碼輸出入管理、
權限管理、
報表設計管理、
客製管理及其他。

但其中較容易被忽略而很重要的是(會計財務管理),因企業經營最後是以財務報表來呈現,不應只是 應收帳款 – 應付帳款 > 0 即可。

為全面性來介紹 POS系統功能架構,筆者將以 服飾成衣業POS系統為案例來說明。為何以 服飾成衣業POS系統為主呢?

1. 商品數量多且周轉速率快:服飾業因需有款式、顏色、尺寸管理;而春夏、秋冬各季流行款式上市下架變換速度快,所以服飾業pos系統需能管理數十萬至百萬筆商品資料之庫存管理。

2. 即時集中的分店庫存管理:為符合會員不同款式、顏色、尺寸,服飾成衣業POS系統而能(即時)查詢(多店庫存),並完成調貨程序。

3. 會員管理細緻度高:會員類別、等級、卡別、生日卡列印、地址標籤寄送或簡訊通知等活動。

4. 促銷方案複雜且種類多元:提供價格區間、組合商品、滿額額扣、贈品、會員升等、會員積點…等促銷方案。

5. 付款方式靈活有彈性:現金、信用卡、禮卷、折價卷、支票、已付訂金、會員點數折抵、總價折扣及去尾數等,甚至有 (賖帳)功能。

1. 系統功能架構需支援「多店連鎖」及分店帳、集團帳財務會計功能。

歸納種種因素,筆者後續篇幅將以 服飾成衣業POS 系統來說明 POS系統功能架構評估要點。

systems

 

前台操作管理之會員查詢

 

評估 POS系統功能架構_前台操作管理中,在【會員查詢】方面除了一般功能應簡易操作外,筆者提出以下要點。

1. 會員速查及進階查詢:除了【會員卡號】、【會員代號】、【行動電話號碼】、【會員名稱】等速查功能外,也應提供【生日】、【統一編號】、【傳真電話】,甚至【地址】等進階查詢。

2. 即時新增會員:為在店面交易互動中立即記錄客戶資料成為忠實會員,系統應提供【新增會員】功能;會員資料即時建立,會員卡號、計價方式、交易記錄等資料即刻連線至系統資料庫,使各分店不必重複建檔。但一般POS後會員才能生效;當日當筆交易無法記錄。這是評估系統功能的重點之一!

3. 會員交易歷史查詢:在前台結帳作業時,可立即查詢【會員歷史交易】;是否以前曾經買過這商品否?價格多少?折扣為何?何日交易?有無退貨?是否有賖帳金額?

4.客層分析設定:POS系統可自行設定客層分析條件,如性別、年齡、人數、職業等條件,以利前台結帳作業時可方便記錄以利日後分析。

 

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會員管理流程

前台操作管理之商品查詢

 

評估 POS系統功能架構_前台操作管理中,在【商品查詢】方面除了一般功能應簡易操作外,筆者提出以下要點。

1. 除了一般(條碼輸入)查詢外,也應提供(圖形化輸入)介面:對烘焙食品業及觀光工廠業者皆很需要這功能。

2. 商品即時及分店庫存查詢:庫存查詢 除了一般本店及分店 “即時”庫存數量外,也應該區分出(未撥入量)及(訂貨未提貨量)。而服飾業pos系統更應顯示出(相同款式、不同顏色、不同尺寸、分店)的庫存數量;因店面交易時會員喜愛這款式服飾但因不喜歡這顏色或尺寸不合時,則店員透過pos系統可立即查詢分店庫存後,即刻調貨並完成該訂單,收訂金完成交易;不可因無法滿足客戶款式、顏色及尺寸需求而喪失商機。

3. 商品進價查詢:pos系統可設定使用人員是否有權限進行【商品進價查詢】;例如:只有店長有權力進行(進貨單價)、(進貨廠商)、(進貨日期)等查詢,再決定給VIP會員多少折扣。

4. 支援以【ISBN】或【型錄代號】輸入:對 圖書書局業POS系統這是必需的。

5.群組產品明細展開設定:可設定 輸入 組合品(如禮盒大包裝)時,是否展開群組產品明細(呈現禮盒內各商品明細),對 百貨零售業POS系統有其需要。

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前台操作管理之商品價格折扣折讓

 

評估 POS系統功能架構_前台操作管理中,在【商品價格折扣折讓】功能表示前台人員因應現場客戶需求而調整商品價格或折扣或總額折讓等可影響結帳金額之動作。除了一般功能應簡易操作外,筆者提出以下要點。

1. 權限控管【商品價格折扣折讓】功能:POS系統應有權限依不同使用人員來控管【商品單價】是否調整功能。例如,(一般店員)在進行前台結帳時無法進行商品單價調整而只有(店長)可行,付多店長更大管理權力。

2. 商品價格依大小【單位】換算不同價格:買(壹個)100元,若單位換為(壹打)則為1200元;在前台操作中可選取不同【單位】進行交易。但(五金零售批發業POS系統)因行業別,另有不同設定。

3. 【營業稅別】調整及是否【發票開立】:為因應客戶不同交易類型,前台操作應有【營業稅別】調整功能,如稅額由(外加)改為(內含);另外依客戶要求可POS系統可選擇是否【發票開立】,【統一編號】可調整修改。

【業務】人員調整變動:本筆前台交易是由POS系統預設【業務人員】完成,若是由他人完成交易,系統可調整 業務人員 ;若是這筆交易由二人協共同成交,系統可增加【業務人員】至二人,以後獎金計算需由二人共享。

POS銷售流程

前台操作管理之付款方式

 

評估 POS系統功能架構_前台操作管理中,在前台【付款方式】除了一般常見的(現金)及(信用卡)外,系統應再支援以下付款方式。

1. 折價卷:筆者定義【折價卷】財務屬性列為(銷貨折讓),不認列為 “當日實收金額”;也就是該筆交易使用 【折價卷】時,該筆銷貨(實收金額)不含【折價卷】金額。

2. 現金卷:筆者定義【現金卷】就是該筆交易使用 【現金卷】時,該筆銷貨(實收金額)含【現金卷】金額。

3. 禮卷:【禮卷】付款方式較為特殊,除了禮卷總發行金額需經由銀行信託外,另外需要【禮卷管理模組】來控管,管理(禮卷編號作業)、(禮卷發行作業)、(禮卷條碼列印作業)等,另外付款時是否強迫輸入卷號等。

4. 支票:以【支票】付款方式時,支票金額列為(待沖帳金額);支票之託收、兌現、轉付、退票等作業以(應收票據)流程進行控管。

5. 賖帳:以【賖帳】付款方式時,賖帳金額列為(待沖帳金額);賖帳金額沖銷以(應收帳款)流程進行控管。

6. 預付訂金:會員以【預付訂金】付款預訂商品時,預付訂金金額列為(預收貨款),POS系統新增一筆(客戶訂單)並以【訂金】呈現。

7. 已付訂金:續前項,會員至前台提貨時,若已付訂金則前台結帳時應扣除【已付訂金】金額;所以(應收金額)為(總金額)減(已付訂金)。

8. IC卡及行動支付:若商家自行發卡及行動支付或配合(悠遊卡)等IC卡付款方式,前台付款方式也應支援。

從以上多種付款方式可知,前台結帳作業時需要快速、簡便操作且詳實紀錄各項金額,若POS系統沒有會計財務管理架構來支撐,則後續應收付帳款管理及會計財務管理必然混亂。

應收帳款流程

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前台操作管理之退換貨管理

 

評估POS如何簡便處理即是系統優劣好壞的重點之一。

1. 異店退換貨處理:會員在甲店提貨,但卻在乙店退貨,POS系統應能【異店退換貨】處理;也就是pos系統需要有【多店連鎖】系統軟體架構,以提供客戶最佳服務。

2. 退換貨查詢:除了以(發票號碼)查詢外,也應提供(交易序號)、(會員代號)、(交易日期)、(產品條碼)等多項查詢條件。

3. 不接受重複退換貨:POS系統特別顯示(重複退換貨)訊息,特別是資訊3C、電氣家電行業。

4. 促銷方案則成套退貨:若以促銷方案銷貨,則退換貨時以成套退貨。例如:某商品原價1000元,促銷3件1800元。某會員以3件1800元促銷方式買去後再拿其中一件來退貨時,請問退貨時該是以一件1000元計價或600元計價呢?

退貨發票作廢處理:退貨時POS系統自動新增退貨單並作廢原發票號碼

POS訂單流程

 

前台操作管理之訂貨提貨管理

評估 POS系統功能架構_前台操作管理中,在【訂貨提貨管理】是多店連鎖管理的要點之一,是滿足客戶服務及POS系統簡便處理之間如何取得平衡,即是我們討論重點。

1. 系統功能架構及軟體架構需支援「多店連鎖」:POS系統需提供「甲店訂店 乙店提貨」功能,如此pos系統在功能架構及軟體架構皆需要支援 ;而會計財務方面時需要管理「訂貨時預付訂金,提貨時沖銷訂金」功能。

2. 訂貨注意事項:前台進行訂貨作業時,POS系統需要紀錄(預計提貨日期)、(來店取貨或送貨到府)、(取貨時段)、(送貨地址)、(手機電話號碼)及(備註)等,並提醒(預付訂金)否。

3. 預付訂金:會員以【預付訂金】付款預訂商品時,預付訂金金額列為(預收貨款),POS系統新增一筆(客戶訂單)並以【訂金】呈現。

4. 提貨注意事項:前台進行提貨作業時,POS系統需要提供(多筆訂單合併提貨)、(單筆訂單分批分量提貨)及(允許增加訂單外商品數量及品項)等功能。

5. 已付訂金:會員至前台提貨時,若已付訂金則前台結帳時應扣除【已付訂金】金額;所以(應收金額)為(總金額)減(已付訂金)。

6. 提貨時是否可更改單價:POS系統可設定提貨時是否可更改單價,以利回饋客戶前台現場反應。

 

POS輸入

前台操作管理之其他管理

 

1. 櫃外支出:為因應店面管理上,有支付水電費、午餐飲料費等實務支出,pos系統應有【櫃外支出】功能,並自動產生【零用金付款】管理。

2. 櫃外收入:若有臨時性,不屬正常營業收入時,可輸入【櫃外收入】,系統自動歸為其他收入資料。

3. 促銷建議:透過這功能,系統應自動提醒店員及消費者 “再”多買件商品以符合促銷方案,使會員享受折扣而店家滿意。

4. 交易暫存及取回:在前台交易時,時常發生客戶在結帳中途時再回賣場找某特定商品以符合促銷方案,這時可用【交易暫存】先凍結這交易,先結帳下一位消費者商品;待原客戶回來時,再【交易取回】進行原來結帳程序服務。

5. 設定按鍵:系統可使用一般pc鍵盤設定(功能按鍵),如:現金交易按<空白鍵>即可;也可針對某特定暢銷商品設定<單品鍵>以利操作。

另有(開錢櫃)、(補印發票)、(產品圖片)等功能。

以上篇幅為評估前台操作管理重點,請參考!

促銷管理流程行業別poserp系統