方法:高效工作的4個原則 工作方法

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方法:高效工作的4個原則 工作方法

赤羽雄二曾經在麥肯錫公司工作14年,他也是韓國麥肯錫的創始人。在工作中,他就以高效著稱,最忙時曾經一個人同時負責7到10個專案。在他的著作《零秒工作》這本書中,赤羽雄二分享了自己高效工作的幾個原則。

第一,形成整體印象,工作不要過於細緻。赤羽雄二認為,在動手工作前,需要先明白想取得的成果是什麼、為取得最終成果要考慮怎樣的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什麼地方著手才最有效。在工作中,很多領導習慣給出模棱兩可的指導意見,赤羽雄二就建議這時有必要多次向上司確認你的計畫和他的想法一致。他認為,工作順利完成是成功的標準,在開始之初沒必要強調面面俱到,可以在快速破局、全力完成工作之後再查漏補缺。

第二,對改善方法本身這件事做持續地改善。赤羽雄二說,工作中很多細節都可以完善,進而幫助你提高工作效率。比如有時候我們會在工作中提前準備下一步需要的材料,或者記住一些常用的郵件格式,但在此基礎上還可以更進一步改善。比如說事先從公司內部的有關資料中選出經常會用到的部分,製作一份簡單的索引;製作一份郵件寫作常用詞彙表等等。

第三,凡事提前,先行一步。計畫中的工作,只要是在能夠完成的範圍之內就都儘量提前一些完成,對於多餘的工作和不必要、不緊急的工作根據優先順序來進行調整。當你在截止日期前完成分內的工作,你就有更多的時間來提前思考問題,作出判斷。“你只需要比別人稍微早一些採取行動,便能充分地發揮出領導能力,”赤羽雄二說,“因為在任何情況下,人們總是願意追隨那些比自己先踏出一步的人。人們會向你請教經驗,你也能獲取不少新的資訊,在這樣的狀態下更容易找准最佳方案,還能進一步發揮自己的領導能力。”

最後,儘量避免返工。返工不僅消耗多餘的時間,也會打擊工作士氣。為了避免這種情況,你需要從一開始就明白工作要求,在必要時向更有經驗的同事求助,理解工作流程,確認哪個部分容易出現遺漏。

以上就是《零秒工作》的作者赤羽雄二提供的高效工作的4個原則。

 

 

如何在開放式辦公室保持專注 工作效率

如今越來越多的公司採用開放式辦公室,這樣既能節省空間,也能促進合作、激發創造力。不過處在開放式辦公室中的人,也更容易被干擾。加州大學歐文分校(University of California, Irvine)的資訊學系教授格洛麗亞·馬克(Gloria Mark)所做的研究表明,與關上門安靜做事的人相比,開放式辦公室裡的人會更頻繁地受到干擾。《華爾街日報·派》的一篇文章,介紹了幫你在開放式辦公室保持專注的一些工具和方法。

當你需要安靜工作時,可以考慮使用降噪耳機,它內置的電子裝置可以產生聲波,能夠有效降低甚至隔絕外界噪音。如果你無法在專心工作的時候聽音樂,還可以選擇播放模擬大自然的舒緩聲音,也就是白噪音,這些聲音能夠幫助你放鬆並在嘈雜的環境下集中注意力。馬克教授介紹,還有一種叫做“粉紅噪音”的聲音,這種噪音集中在低頻段,與人類聲音重疊,可減弱令人分心的談話聲。

你也可以在開放辦公室裡放置植物,為自己的工作空間貼上個性化標籤,並添加一絲隱私感。植物還可以減弱回聲、提升空氣品質、去除辦公室內污濁空氣裡的灰塵和其他污染物。2014年發表在《實驗心理學期刊》上的一份研究表明,植物可令工作效率提高多達15%。

有些公司為需要安靜使用電腦工作的人改造了部分工作區域,有的還圍起了一些小隔間用於打電話或是召開小型會議。一些企業會在工作時間設置“安靜時刻”,讓員工們專注工作。馬克教授介紹,一家公司甚至讓員工在不想被打擾的時候戴上一種特殊的帽子,也有其他讓同事知道你需要專注的方式,比如在桌面插旗、開燈或是豎立標牌。

 

 

新書:克服社交恐懼症的4種策略

社交恐懼症是現代人常見的心理疾病。心理學家愛琳·亨瑞克森(Ellen Hendriksen)在自己的新書《如何做你自己:克服社交恐懼症》中,分析了社交恐懼症的成因以及應對的方法。《每日心理學》網站分享了書中4種克服社交恐懼症的策略。

首先,瞭解你真正的恐懼。亨瑞克森認為,社交恐懼症的本質,是恐懼“暴露自己的致命缺點”。擁有社交恐懼症的人常常會有很多焦慮,比如自己不夠好看,或者更進一步,擔心別人覺得自己不夠有趣、能力不足等等。

在這些焦慮之中,隱藏著每個人心中最怕被暴露的“致命缺點”。想要克服社交恐懼症,首先要找到你最害怕被人發現的致命缺點,可能是外表上的缺陷,或許是語言表達能力不夠強。當你真的找到它時,平心靜氣想一想,你會發現它並沒有你想像中那麼可怕,也並不致命。

第二,克服社交恐懼症的兩大誤區。第一大誤區,是覺得“最糟糕的結果一定會發生”。比如一個社交恐懼症患者不敢主動搭訕他人,因為他內心會想:對方一定不會理我,甚至會厭惡我。然而事實上,最糟的結果不常發生,而且大部分情況下人們都會以友善的態度來回應。

另外一個常見的誤區是,“如果最糟的結果發生,我就完蛋了”。在日常生活中,尷尬或者出醜並不致命,也不會毀掉他人對你的印象。回想一下,當你在餐廳看到他人打翻水杯,你會大聲嘲諷對方嗎?

擊破這些誤區的最好方法就是不斷練習。不要因為害怕出醜而止步不前,如果我們因為恐懼而避免與他人交往,我們就不可能知道,大部分人都很友善,而且壞事情並不經常發生。即使壞的事情發生,也是可以彌補的。

第三,放棄那些掩蓋焦慮的“安全行為”。亨瑞克森說,我們常常認為,當我們焦慮的時候,別人一定能看出來。事實上,你內心的焦慮並沒有那麼容易被人認出。

而更容易被人發覺的,恰好是你用來掩飾焦慮的“安全行為”,比如不停刷手機、盯著地板、講話聲音變小。我們以為這些行為掩蓋了自己社交恐懼的表現,但在他人眼中,這些行為反而顯得你有些奇怪。

想要克服社交恐懼症,你需要逼迫自己放棄這些安全行為,放下手機,抬起頭,參加小組討論而不是在邊緣晃悠。這不僅會讓你減輕焦慮,還能讓你發現,其實很多人喜歡同你聊天。

第四,多關注外部世界,而不是自己的內心感受。當你過於關注自己的內心感受,你的社交恐懼感也會更強。你會不停在想:對方看了眼窗外,是不是覺得我很無聊?他是不是覺得我很蠢?如果我們問自己內心的焦慮感:你覺得事情進展如何?它會回答你:糟透了。

好在我們可以控制我們的注意力。如果把注意力轉移到外部環境時,我們就能夠捕捉到外部世界的一系列變化,這些外部刺激會令我們充滿好奇,問出我們想問的問題,讓對話順利地進行下去。

今天你就可以嘗試一個小實驗:開展兩段對話。第一段,關注你自己的心情變化,注意你的身體感受,思考你該說什麼;第二段對話,關注外部環境。最後告訴你自己,哪一段對話你感覺更舒服以及更有效率,哪一段對話你更喜歡?

以上就是亨瑞克森分享的克服社交恐懼症的4種策略,希望對你有所啟發。

 

 

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