提高開會效率的三個建議

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提高開會效率的三個建議

 

我們在職場中要開很多會,也會經常出現會議不準時開始的情況。北卡羅萊納大學的組織學和心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格(Steven Rogelberg)研究發現,美國每天至少要開3700萬個會,其中多達45%的會議沒有準時開始。羅傑爾伯格表示,開會不準時還會影響會議的品質,如果會議晚開始不超過5分鐘,這個會議還有產生成效的可能,但如果延後了將近10分鐘,人們就會表現出“負面社交情緒”的行為,比如感到很煩躁,和旁邊的人小聲說話,等等。

英國《金融時報》記者皮利塔·克拉克在一篇文章中說,有時候人們開會遲到可能是因為不太想開會。所以文章建議,最好是採取一些方法,提高開會的效率。

首先,要限制會議的時長。拉裡·佩奇在穀歌的做法是,把一小時的會議縮短到50分鐘。還有一些專家提倡“50、25”原則:把1小時的會議限制在50分鐘內,把半小時的會議限制在25分鐘內。

其次,文章建議可以站著開會。站著開會的不適感會讓人們不說廢話,並且鼓勵人們早到。

最後,不要讓不相干的人參加會議。有不相干的人參加會議,很容易讓討論變得不知所云。文章舉例說,約伯斯在執掌蘋果時,有一次正準備開會,忽然看到了一名他不認識的女性。約伯斯就問這位女性她是誰。這位女性回答說,她受邀參加此次會議討論一個話題。約伯斯告訴她,她沒必要在這兒。就在這位女性往外走時,約伯斯繼續開會,就好像什麼事都沒發生過一樣。文章說,雖然這種做法讓人不太舒服,但是不讓不相干的人參加會議的原則是沒問題的。

希望上面幾個有關開會的建議,能對你有啟發。

 

 

觀點:成功也會給人帶來併發症

 

成功是大多數人希望達成的人生目標,不過取得一定的成功後也會給人帶來一些“併發症”。BBC英倫網的一篇文章介紹了兩位研究者的觀點。臨床心理學家瑪麗·拉米亞(Mary Lamia)介紹,這些“併發症”包括:成為人們幸災樂禍的對象;與同事和愛人發生衝突;成功也會激發負面情緒,比如擔心自己的曝光量不夠充分。另外,對於不斷追求卓越的人來說,成功的標準也會在目標實現後不斷發生變化。

英國社交公司Ninety的創始人丹·懷特(Dan White)算得上是成功人士,但他發現,自己的目標一直在移動,剛買了保時捷,就想買法拉利,剛買了一套房子,就開始考慮還要多久才能買到更大的房子。在《幸福優勢》(Happiness Advantage)的作者肖恩·阿克爾(Shawn Achor)看來,懷特的這種思維方式非常普遍,“我們關於幸福和成功的公式非常落後。我們認為,如果達成了一個目標,並且取得了一定的成功,我們就會很開心。”但實際上,每當人們取得了成功,大腦就會改變成功的標準,“成功是一種挑戰,因為大腦沉迷於這種匆忙的狀態。它投入了更多的資源來獲得更多成功,但有的時候,卻要犧牲其他能夠帶來幸福的東西——社會關係、安靜的時間、內心的反思和寧靜。”

阿克爾建議,想在成功後獲得幸福,要學會關注其他事情,也就是生活中與職業成就無關的事情。“如果你把所有的樂趣、注意力和精力都集中在生活中的一個領域,你就會變得脆弱。”因此,如果你在一個領域做得很好,就應該主動進行多樣化,把精力投入到社會關係、體育鍛煉和利他主義中。

 

 

方法:說話時如何抓重點

 

平時在和人交流的時候,能夠簡潔地把事情說清楚十分重要。那怎麼才能在談話時抓住重點呢?得到“每天聽本書”欄目解讀了一本書《開口就能說重點》,這本書的作者是日本溝通大師齋藤孝。書裡圍繞“說重點”給出了很多有效的建議,下面和你分享其中一個很實用的技巧,叫做“河流模式”。

“河流模式”的意思是說,如果你和某個人分別站在一條小河的兩岸,為了和對方相遇,你就要在這條河裡放幾塊墊腳石,以便對方能順利過河。你在和別人交流的時候,也可以利用這個場景,這裡的河流,就可以理解成你和對方的知識隔閡,而墊腳石,就是可以讓對方和你迅速建立起溝通的知識基礎。比方說,如果你問一個一年級的小學生“1-2”等於多少,他肯定以為你說錯了,因為他不知道負數的概念。所以,你首先要讓他明白什麼是負數,他才能理解這道題。也就是說,在這裡,負數的概念就是墊腳石。

很多時候,雖然你開口說的就是重點,但沒能讓對方理解,這樣的溝通也是沒有意義的。所以,河流模式說的就是要解決聽的人和講的人之間的知識隔閡。

 

 

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