哈佛商學院:有關工作的三個迷思

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哈佛商學院:有關工作的三個迷思
美國國家心理協會(MHA)發佈的一項調查結果顯示,有71%的美國員工在找新工作。參與調查的人給出了各種各樣的原因,比如壓力大,上級不好溝通,同事不靠譜,等等。針對這些情況,哈佛商學院列出了一些研究,支持了人們的說法,同時也給出了相應的建議。介面新聞介紹了哈佛商學院給出的三個建議。

首先,大部分人確實不喜歡自己的工作。諮詢公司蓋洛普調查發現,當老闆和員工談企業願景的時候,只有25%的人聽得懂,大部分人覺得和自己沒關係。企業使命無法傳遞到基層員工,哈佛商學院覺得和中層管理者有關。中層管理者有績效上的壓力,所以他們留給一線員工的自主權更小,有時候難以照顧到員工的創新思維。哈佛商學院建議,企業是不是該考慮轉變中層管理人的角色,讓他們成為服務型導師,説明員工激發靈感。

其次,在激發員工創造力方面,哈佛商學院認為,要幫員工在有意義的工作上取得進展。有研究顯示,管理者要説明員工看到自己的工作意義。雖然日常工作裡重大突破並不多,但哪怕是微小勝利也會有巨大的激勵作用。

第三是警惕有毒員工。有毒指的是那些對公司有損害的行為,從小事上說是偷竊、欺壓同事等,往大了說可能是偽造公司檔等行為。職業諮詢師給出的建議是,招聘時注意下面三種人:墨守成規的人、過分自信的人和過分不自信的人。哈佛商學院教授狄倫·邁納(Dylan Minor)提出,那些規則的追隨者更可能悄悄違規,而過分不自信和過分自信的人會為了保護自己或炫耀自己而打破規則。

 

方法:用“香蕉原則”提高效率

在公司的免費水果區,香蕉永遠比柳丁更受歡迎,這是為什麼?

通過觀察全美數百家公司,研究人員總結出了“香蕉原則”,香蕉並不比柳丁更好吃,它們之所以受到不同的待遇,只是香蕉更容易剝。

哈佛大學心理學家肖恩·安珂認為,我們在行事時會選擇在開始後能夠節省20秒時間的行事方式。而剝香蕉和剝柳丁的時間,剛好差20秒左右。

哲學家吉堯姆·費列羅提出,人類社會的運行奉行最省力法則:如果有多條道路可選,人們會選擇最好走的道路。同樣,想要提高員工的效率,就應該增強“香蕉”效應,盡可能減少辦公環境中的“摩擦力”。

《哈佛商業評論》總結了三種在辦公環境利用香蕉原則的方法:

第一,香蕉原則可以用來讓新雇員更好地得到重視。在很多高增長型公司,人們很難認出哪些是新人,也難以記住這些新人需要額外關照,因此新雇員常常得不到足夠幫助,無法快速上手。為了減少這種“摩擦力”,一家設計公司為每位新雇員發放一個氣球,上面寫著“在公司的第一天”。這個氣球漂浮在新人辦公桌上方,默默地提醒著所有員工向新人介紹自己並為其提供支援。

第二,香蕉原則可以用來促進跨團隊合作。辦公室裡員工之間的互動存在著什麼樣的摩擦力呢?其實就是門和腿的問題:走到某人的辦公室,然後打開門。為了克服這種摩擦力,一家諮詢公司為跨部門團隊劃分了中間地帶,並設置了多個可供雇員隨意使用的無門空間。此外,他們還更進一步,預訂了帶有輪子的椅子和桌子,以便輕鬆地調整桌椅的方位,無須用力地拖拽。

即便你無意去重新設計辦公室,也可以考慮如何通過重新組合辦公空間來促成目標行為。如果希望促進員工之間的交流,可以讓他們坐在相近的位置,或者為他們提供共用的空間;如果希望雇員更多地進行思考,可以在每個房間搭起白色寫字板,或在每個房間放置大量的易事貼;如果希望鼓勵雇員提供更多的回饋,可以打造私人對話空間,或分發當地咖啡館的禮品券;如果希望雇員更多地重複利用物品。可以在辦公室的不同角落放置大箱子。

第三,香蕉原則可以用來減少公司裡的壞習慣。如果想要叫停或減少某種行為,那麼你就應該從柳丁而不是香蕉那邊取經,也就是引入更多的摩擦力。例如,一家網路公司希望在雇員培訓期間減少一心二用的現象。但他們深知,“無手機”政策並不適用於其視科技如命的雇員。因此,人力團隊在員工和其手機之間引入了“摩擦”,在每個會議室放置了一箱子小玩具,從風車到螺旋彈簧,以分散員工對其手機的注意力。這聽起來似乎有悖常理,但這些玩具的運用確實讓培訓課程更加有效。

很多公司在敞開式工作環境中使用頭戴式耳機,這便是“柳丁”原則的典型應用,其目的是為了阻止“敲肩膀”和“快速問答”,因為戴著耳機會為閒聊帶來些許不便。為了增強“柳丁”效應,團隊經理給每個人分發了一個紅色大耳機,結果這種干擾便出現了更大幅度下降。

香蕉原則的力量源於其簡單明瞭和潛移默化的特性。因此,下一次當你嘗試說服某人改變某種行為時,不妨思考一下如何改變摩擦力水準。人們可以通過各種方式,讓積極的行為能夠像“香蕉”那樣大受歡迎,而消極的行為則會獲得“柳丁”的下場。

本期文章參考來源:《要想改變員工,先從辦公環境下手》,見於微信公眾號“哈佛商業評論”。

 

方法:為什麼要重視會議紀要

連續創業者、拉卡拉董事長孫陶然在自己的個人微信公號說,很多公司的很多會議最後都變成了浪費時間,最大的原因是:很多人往往只開會,但卻不重視會議紀要。

孫陶然認為,高效的會議有三個要訣:第一是,提前通知議題並發給與會者相關的資料,但要注意的是,參加會議的人要少而精,可參加可不參加的人儘量不要參加。原因是,人多了往往會造成不該發表意見的人用了太多時間,而該發表意見的人出於顧忌反而不表達。第二是會議必須要有主持人,引導大家時刻盯住會議的議題,而不是漫無目的地閒聊。第三個要訣就是孫陶然非常看重的會議紀要,“一個完美會議的完美結果就是一份完美的會議紀要。”會議紀要和會議記錄不同。記錄是對會議內容的記錄,而紀要是對記錄的提煉和總結,要包括會議結論和後續行動計畫。會議紀要的核心必須包括:已有的明確結論;以及後續要做的事情的負責人、進度表和考核目標。

孫陶然說:“會議的唯一目的就是為了得出會議紀要,會議的過程只不過是一個集思廣益或者是得出結論的過程。”因此,會後,會議的最高負責人,必須第一時間根據會議記錄,寫成會議紀要。

下次要組織會議時,或許你可以試一下這個方法。

 

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