準時下班是做完事情的最好方法

[ERP X EC] [POS + 電商] 行業別雲端系統   規劃/設計/建置 資料整理

 

準時下班是做完事情的最好方法
時間管理是不少人的痛點,工作好像永遠做不完,加班要加到地老天荒,準時下班壓根想都不敢想。前日本麥肯錫資深合夥人山梨廣一在《終結低等勤奮,麥肯錫精英教你有用的努力》這本書裡,提供了一個解決方案:想把事情做完,最簡單的方法就是準時下班。即使工作做不完,也要準時下班,這種說法聽起來很矛盾,但山梨廣一認為這樣才能逼自己找出更有效率的做事方法。

在麥肯錫工作時,山梨廣一從前輩身上學會了“強制決定截止時間”,比如不管還有多少工作,晚上八點一定要下班。放著做了一半的工作就下班,一定會覺得不安吧,但是你得忍住,堅持準時下班,這樣才能去認真思考“如何在有限的時間內完成工作?”

山梨廣一認為:“人們理智上能夠理解提高效率的好處,卻很難改變做事方法。有時多工作幾個小時其實比改變工作方法要更輕鬆。” 他以堵車為例,來解釋限制時間帶來的好處。想像下,你開車到郊區遊玩,回程時卻因為高速公路堵車而被卡得動彈不得,“用心工作早點回家”這樣的工作態度,就像堵車時為了早幾分鐘到家,利用導航與地圖,想盡辦法找到一條解困的路;沿著高速公路,跟著堵車狀況走走停停就像是加班,這樣比調查、思考、想盡辦法找出脫困的路要輕鬆,但花費的時間也比較多。山梨廣一說,當你的目的不再只是“能回家就好”,而是“必須在幾個小時內回家”,就不得不想辦法找出一條脫困之路,也就是說,有了這樣的限制之後,人才會開始準備做出有用的努力。

 

新書:職場必需的極簡思考

在職場上,正確溝通的重要性遠遠超出我們的想像。很多職場人士把大量時間花在收集資料、製作圖表和反復修改PPT上,但最後仍然沒能成功。新書《極簡思考》(《The Elegant Pitch》)提出了解決思路:你越擅長簡化資訊,就越有可能得到支持。

《極簡思考》的作者邁克•費廖洛(Mike Figliuolo )在世界頂級諮詢公司麥肯錫任職多年,後來創辦自己的公司,幫助來自世界知名公司的成千上萬領導人掌握了更清晰、簡潔、高效的工作法。

費廖洛在《極簡思考》中提出,當你準備建議或提案的時候,首先要思考你溝通的目的,聽眾的需求,以及怎樣用最好的方式展示提案。接下來,用“結構化思維”過一遍整個流程。

和傳統思路從資料得出結論不同,費廖洛提出的結構化思維過程,是以論點作為核心來構建整體方案。換句話說,結構化思維過程有點像是在實驗室工作,觀察現象提出問題,根據問題做出猜想,通過“實驗”收集資料進行分析,證實或者推翻猜想,最後分享自己的研究報告。

《極簡思考》中的結構化思維分為以下幾個步驟:

首先,定義問題,提出核心建議。不要急著開始動筆,找出能夠解釋現狀的核心問題,並把問題寫下來,列出解決方案大綱,然後進行充分地討論。在討論中,提練出核心的觀點和建議,並根據這一點進行擴展。核心建議包括兩個部分,“我們該做什麼”以及“為什麼我們要這樣做”。

第二,構建框架,並創建故事。建立一個初步的框架,並將結構視覺化,根據構建的框架選擇故事,通過故事來更生動地表述觀點。

第三,討論與打磨。主動跟不同的人見面,向他們展示自己的想法,並誠懇邀請對方給出真實的意見。主要詢問以下幾個問題:“這個想法會得到你的支持嗎?”“你覺得實施的困難有哪些?”“你覺得我該如何推進這個想法?”弄清楚聽眾的訴求,重新審視框架,以無可爭辯的事實與分析來支撐你的故事。

第四,驗證或推翻,最終整合分享。通過資料來驗證或者推翻自己的假想,切忌只關注對自己觀點有利的材料,這樣有可能導致確認偏差(confirmation bias)。選擇一個適合你溝通物件的溝通方式,郵件、演講或者語音通話,呈現你的最終建議,記得留意聽眾的即時回饋。

費廖洛的結構化思維,和以往常規的問題解決思維的最大差異,在於以下三點:

第一,重視重複與反覆運算。不斷重複和推敲提案,發現想法和提案中存在的問題。進行多角度溝通,學會從溝通物件中注意到自己忽略的問題,反復打磨觀點來為整體做出有力的支撐。

第二,簡化無關資訊。有個簡單的測試方法叫做“電梯測試”,是麥肯錫常用的工作方法,假設你要在乘坐電梯短短30秒內,向領導講清楚自己的觀點或者提案。費廖洛在書中舉例,某次競爭對手團隊搶先提案,領導看都沒看,直接把25頁的報告甩在地上;而費廖洛的團隊則信心滿滿,因為他們的報告只有3頁。

一遍遍演練“電梯測試”,可以幫助你通過大量分析來簡化無關資訊,找到提案的核心建議。好的核心建議有兩個組成部分:一個容易理解的假設,和一個與利益相關人有聯繫的觸動點。

第三,使用故事化思維。讓別人立刻接受自己的觀點很難,但可以從先激發對方的興趣開始。在展示提案時,一定要選擇溝通物件喜歡的方式,去傳遞你的核心想法,最終讓所有人接受你的建議。

總的來說,《極簡思維》告訴我們,使用結構化思維過程,可以作出簡潔有力的提案,獲得更高的通過率。選擇溝通物件喜歡的方式來表達自己的想法,也更容易獲得他人認可。

文章參考來源:《職場上必學的極簡思考》,見於微信公眾號“warfalcon”。

 

觀點:職業生涯的3個主要階段

奧美互動全球CEO、資深職業顧問布賴恩·費瑟斯通豪在新書《遠見:如何規劃職業生涯3大階段》中,介紹了職業生涯的3個主要階段和“職場燃料”這個概念。
費瑟斯通豪介紹,人們的職業生涯可以分成3個主要階段,每個階段分別持續大約 15 年,所以加起來至少有 45 年,而且未來很可能會進一步延長,“那些安於現狀,準備用舒服的狀態過一生的人,首當其衝被淘汰出局。”

第一階段是,強勢出發。在這個階段,你要為自己的職業生涯打好基礎並建立起良好的早期習慣;第二階段是,勇攀高峰。這個階段的首要目標是尋找自己的甜蜜區,即你所擅長的、熱愛的和這個世界所需要的這三者之間的交集。你要專注於自己的長板,大可以忽略自己的短板;第三階段,就要致力於實現持續的影響力,以及尋找一條可以穩定延續到60多歲甚至70多歲的、新的可持續職業道路。

在這個漫長的旅途中,你需要大量的前進動力,也就是“職場燃料”,“職場燃料”通常有3個來源:第一,可遷移的技能,是指你在職業生涯中獲取並擁有的各種基本能力,比如解決問題的能力,說服式溝通技巧,完成任務的能力;第二,有意義的經驗,你不一定要到處跳槽才能獲取新經驗,如果你具有開放性和耐心,在同一家公司也能擁有豐富的經驗;第三,持久的關係,包括了職場生涯中與你相關的品牌和人。

 

[ERP X EC] [POS + 電商] 行業別雲端系統   規劃/設計/建置 資料整理

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

w

連結到 %s