方法:讓會議更高效的“靜默開場”

 

[ERP X EC] [POS + 電商] 行業別雲端系統   規劃/設計/建置 資料整理

 

方法:讓會議更高效的靜默開場
很多職場人都曾在一些討論方向不明確的會議上浪費過時間,造成這種事情的原因有很多,但是歸根結底還是因為與會者對會議的準備不足。作家與商業諮詢顧問賈斯汀·巴瑞索(Justin Bariso),介紹了一個針對準備不足問題來提高會議效率的解決方法——靜默開場,這個方法最初來源於亞馬遜的創始人和 CEO 傑夫·貝佐斯。

在一些會議的開始階段,進行討論之前,貝佐斯和他的高級主管團隊會閱讀列印好的備忘錄,一聲不吭。有時,最長的備忘錄可能會長達6頁,而這段靜默開場可能持續長達30分鐘。這段時間內,與會者就會仔細閱讀,並且會在紙上做些筆記,更重要的是他們會用這段時間思考。

貝佐斯說這項團體訓練有一個很好的目標:它保證了在座所有人的注意力。同時,它也倒逼討論的組織者更好地為會議做準備。本來用於組織這些備忘錄的時間和專注也都是必需的。他說:“不可能在讀完一個6頁紙的、敘事架構的備忘錄筆記之後,自己腦子裡還沒有一個清晰的思路。”

巴瑞索認為,靜默開場表面上看讓開會花費了更多時間,但長期來看這個過程實際上是節省了時間。它可以看作是一種時間投資,讓大家專注思考,為建設性的討論做好準備,它會指明正確的方向,減少大家的誤解,避免討論中浪費時間。畢竟太多人平時有滿滿的收件箱和日程表,他們沒有時間恰好在會前做到專注思考和廣泛回饋。

 

如何拒絕假期的加班要求

 

老闆要求加班,或是讓你利用週末時間完成工作,這在很多人看來是無法拒絕的,因為拒絕老闆的要求可能會導致職場危機。但不可否認的是,休息一下再出發的人,會比24小時都在工作的人,更有生產力和創意。《快公司》網站發表的一篇文章說,拒絕不一定要說不,可以使用以下3種方式,讓你能保留自己的底線,同時又不會讓老闆那麼難受。

第一,使用正向陳述。如果被老闆要求加班,一般人拒絕的時候會說:“我不行,但是…”,作者建議改用正向陳述開頭,比如“好的,那麼我用自己的休息時間,盡力把這個任務完成,請問最終期限是什麼時候?”這會讓你的老闆知道,你把他們的需求聽進去了,而且你準備好要幫忙。詢問最終期限,可以瞭解事情的緊急程度,幫你理出一個替代的解決方案,比如哪部分可以先做完,先交給老闆讓他看到進度。而不是埋頭苦幹馬上投入整件事情。

第二,答應一部分要求。作者建議可以把回復拆成三個部分。首先是肯定任務的重要性;其次,提供另外一種觀點給你老闆,比如你的休假,是半年前就答應好家人的;最後,決定這項工作值不值得改變原計劃,表示自己可以在之後多花工作時間去完成,但不是現在,重點是讓老闆知道你會盡力完成要求。

第三,提供替代方案。明確陳述拒絕的原因後,必須提出替代的解決方法。即使你的行動與對方的期待有所衝突,但是可以強調你能完成的部分。

 

職場:懂得取捨比努力更重要

 

拼命努力多幹活,贏得上司的器重,獲得事業上的成功,這是很多職場人對成功之道的認識。但是一項新研究卻認為這並不是成功最關鍵的因素。

加州大學伯克利分校的管理學教授莫頓·漢森在他的新書《征服職場:看達人如何做得少反而做得更好》中指出,工作中更為成功的人所具備的共同點是特別善於取捨,而不是更加努力工作。

他的研究團隊對5000位職場人士進行了5年的跟蹤調查。他們發現職場中最出色的人的共同點,並不是擁有更好的組織能力,或是知人善任的能力,而是他們都善於取捨。天賦、努力和運氣當然也重要,但並不像善於取捨這樣重要。

取捨時要堅持怎樣的原則呢?漢森總結出了這些優秀人士的三個共同的行為特徵:

第一,懂得運用奧卡姆剃刀原則。

奧卡姆剃刀原則認為,無論是哲學、科學還是其他領域的問題,通常最簡單的解釋就是最佳的解釋,所以“如無必要,勿增實體” 。

把奧卡姆剃刀原則應用到工作上,就意味著應當尋找最簡單的方案。也就是說,在工作中要儘量少做,只做必須要做的事情。

有時候,“儘量少”甚至意味著“少到只有一個”。漢森提到一次他向某大型公司CEO講解高層經理培訓方案的經歷。

當他被要求只用1頁PPT講清楚方案時,他非常驚訝。費了好大勁,他才把最初準備的15頁減少到4頁,但還是無法達到要求。這種情況下,他只能重新思考:這次演講的重點是什麼?結果,他精心準備,用不同的顏色在日曆上標識出方案中要做的行動,這一張殫精竭慮製作出來的PPT非常精良。他最後就集中45分鐘講1張PPT,這也讓討論非常深入,這家公司的CEO認為會面非常有成效。

第二,對過多的目標說“不”。

當我們做出取捨決定後,往往還有再添枝加葉的衝動。這種衝動往往來自上司。研究發現,有24%的人認為自己無法集中精力做最重要的事情,是因為上司設計了太多的目標。而工作成績最好的那群人,更會對上司說“不”。

當然,向上司說“不”需要講究方法。拒絕過度的目標不是為了偷懶,而是要對最重要的事情全力以赴,從而出色地完成工作任務。

當下次上司再派給你很多工作時,一定要抵制“我要更加努力工作”的過時想法。你可以這樣問上司:“能不能讓我對這些任務排個優先順序?這樣我就可以在最重要的任務上投入更多精力。”這樣做,你既可以知道自己的優先次序與上司的是否一致,也把決定權交給了上司。

學會說“不”是值得的。統計表明,勇於對上司說“不”的人比不這樣做的人成績評分足足高了25%。這個評分差距體現在工作表現上,就是“優異”和“一般”的差別。

堅持對過多的任務說“不”時,也要注意。雖然實際上有些任務可以不做,有些可以拖延時間再做,但一定要明白,不要太頻繁地說“不”,也不能專注於太小的任務。如果任務太小,即使做得漂亮,也不會提升你整體的業績。

第三,做創造實際價值的職場創新者。

另一個取捨的原則是關注工作的實際價值,而不是公司內部考核目標。很多人只是關注自己是否能夠完成公司的考核目標,而工作成績出色的人不這樣做,他們總會問一個關鍵問題:我的工作能創造什麼實際價值?在他們看來,為客戶和他人創造的價值才是實際價值,完成考核目標只是為自己創造價值。

如何創造價值呢?有時候只要做一些改變,幫助上游或下游的同事更好地工作。

有一名食品廠的員工,他的工作是用一台可以包裝和貼標籤的機器處理包裝盒。工廠用處理的包裝盒數量來衡量工作成績。用這個標準看,他的工作業績還不錯。但是,他處理的包裝盒不夠方正,裝運時,盒子不能和裝運箱子完全契合。因此,下游的同事還要額外花時間整理盒子。這就是只關注內部目標,不關注實際價值的反面教材。

知道了這個情況後,這名員工主動調整了包裝工序,讓包裝盒更加方正。這樣下游裝貨的速度就提升了。簡單的改變,讓該員工成為調查中表現最好的人之一。

創新在職場中不是管理人員的專利。實際上,入職未滿三年的人群所做的創新,和工作滿十年甚至更久的人群差不多。但這兩類人中也只有不到20%會嘗試創新,可見職場中真正創新的人並不多。

一個有用的精簡工作的創新是去解決痛點,也就是那些麻煩很多人的棘手問題。一位元保險公司的分析師發現,客戶向她求助最多的事情是提交憑證過程中有一道特別複雜的手續。為了解決這個問題,她聯合工程師,把手續變成了只需要在螢幕上點擊幾下就能輕鬆完成的事。這樣大大減少了分析師們的工作量,也讓他們更加專注於本職工作。

工作出色的人確實也很努力,但他們之所以出色,並不主要因為他們天資更好、更努力,而是因為他們有勇氣在別人加班加點的時候精簡工作;在別人向過多的工作說“好”的時候說“不”;在別人只顧內部目標的時候追求價值,在別人滿足現狀的時候成為職場中的創造者。以上就是職場優秀人士懂得取捨的三個共同行為特徵,希望對你有啟發。

添加到知識帳本 劃重點 奧卡姆剃刀原則認為,無論是哲學、科學還是其他領域的問題,通常最簡單的解釋就是最佳的解釋,所以“如無必要,勿增實體” 。

文章參考來源:《職場成功的秘訣——少幹些活》,見於微信公眾號“華爾街日報·派”。

 

 

[ERP X EC] [POS + 電商] 行業別雲端系統   規劃/設計/建置 資料整理

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

w

連結到 %s