時間管理:日曆比清單更管用

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時間管理:日曆比清單更管用

 

平時我們在安排任務的時候,會把任務列在清單上。不過,大部分清單上都是任務越來越多,而真正完成的卻很少。《紐約時報》暢銷書作家凱文·克魯斯在新書《高效15法則》裡,就指出了任務清單可能存在的問題。

書裡說,任務清單的第一個問題,就是上面的任務不太好區分。你很難看出某個任務,是需要一小時,還是幾分鐘就能完成。所以當你隨便看一眼清單的時候,你很可能就去做最簡單的事情,而不是最重要的事情。也就是說,任務清單很可能會讓你去做“緊急”的事,而不是重要的事。此外,清單還可能給人帶來沒必要的壓力,因為清單是為了提醒自己,但正是這種不斷的提醒,告訴我們還有很多事情要做,這就會讓人感到喘不過氣來。

那應該怎麼辦呢?凱文·克魯斯說,他採訪了很多頂級成功人士,發現他們都沒有任務清單,但是他們會有一個井井有條的日曆。這就是為什麼極度忙碌的政客、職場人士和名人們都有一個全天的日程表。所以,如果你真想完成一件事情,不要列任務清單,而是給這件事安排一個時間。而且,光是把任務安排在日程表上的這個簡單行為,就能解放我們的大腦,幫我們減輕壓力,同時還會增強我們的認知表現。心理學有個概念叫做“蔡格尼克記憶效應”,意思是說,我們會一直想著那些未完成的目標,從而受到干擾。而有研究表明,只要製作一個完成任務的計畫,而不用真的去完成任務,就可以克服這種記憶效應。

那我們應該如何用日程表更好地管理生活呢?書裡介紹了以下幾個要點。

首先,你要安排一大塊的時間,也就是所謂的“封閉時間”,這一點非常重要。比如,如果你很重視健康,並且打算每天跑步半小時,那你就不要把跑步列在清單上,而是寫在日程表裡,把它變成一個迴圈的事項。

第二,重要的事情應該儘量安排在一天的早些時候。因為就算我們能很好地安排時間,也總會遇到一些突發狀況,比如部門臨時要開會,或者突然接到一個客戶打來的電話。所以,如果你安排了下午或者晚上去跑步,一旦中途有了突發狀況,你的運動計畫就有可能被打亂。這就是重要的事情要儘早安排的原因。

第三,不要廢除你的目標;如果有必要的話,對它們進行重新安排。比如,你安排了上午跑步,但是恰好明天上午必須去趕飛機,那麼你可以在明天早一些或晚一些的時候鍛煉。

第四,像對待你和醫生的約定一樣對待你的“封閉時間表”,因為它們就是非常重要。大多數人就算做好了時間表,也不一定會認真執行。比如,你計畫下午4點到5點在辦公室做一份報告,突然有位同事要佔用15分鐘和你說一件事情。大部分人都覺得沒問題,就算少了15分鐘,用剩下的45分鐘也能做完報告,大不了在公司加一會兒班,或者調整一下日程表。但是書裡說,你可以想一下,如果你不是在做一份報告,而是和醫生約了看病,你還會答應那個人,然後把和醫生的約定推遲15分鐘嗎?大部分人都不會。所以,最好的習慣是自動拒絕那些不在規劃內的請求。如果有些事情和日程有衝突,你可以說:“4點到5點我有一個很重要的約會。我們可以5點以後再說嗎?或者明天早上再說可以嗎?”

此外,書裡還介紹了領英的首席執行官傑夫·威納的一個方法,就是在自己的日程表裡安排“什麼都不做”的時間。傑夫·威納的日程表裡面,有一些時間是灰色的,上面也沒注明這些時間要用來做什麼。這些灰色的模組代表著“緩衝時間”,或者是他特意留出來給會議的時間。總的來說,傑夫·威納每天會給自己安排90分鐘到兩個小時的緩衝時間(以30分鐘到90分鐘這樣的區間存在)。他之所以這樣安排,是因為每天的日程都太滿了。傑夫·威納說:“一個接一個的會議讓我沒有空餘的時間去處理發生的事情甚至思考。起先,這些緩衝時間就像是一種放肆。我可以用這些時間來舉行推遲的會議或是那些我之前沒有開的會。但是過了一段時間以後我意識到,這些時間間隔對於做好我的工作來說絕對是非常必要的。”

以上就是用日程表來有效管理時間的方法,希望對你有幫助。

本期文章內容參考來源:《高效15法則》,作者凱文·克魯斯,北京聯合出版公司出版。

改寫:寶利

 

如何利用認知謬誤提升個人魅力 心理學

人們往往會掉進慣性思考的陷阱中而不自知,比如總覺得別人會注意到自己出醜,其實這是聚光燈效應,會在不經意間把自己的問題放大到無限大。諾貝爾經濟學獎得主、著名心理學家丹尼爾·卡尼曼(Daniel Kahneman)研究發現,這樣的慣性思考陷阱有145個。韓國心理學家李男錫的新書《不知不覺掉入的101種慣性思考陷阱》,從卡尼曼的研究中精選出了101種常見的慣性思考陷阱,他希望人們能夠通過理解常見的思考謬誤,達成某些目的,比如讓別人不知不覺對自己產生好感。以下給你介紹3個提升個人魅力的小方法:

第一,單純曝光效應:出現的次數越高,評價越正面。1968年,美國心理學家羅伯特·紮喬克(Robert Zajonc)讓美國受試者看了25個漢字,他對受試者說,這些漢字都是形容詞,請他們猜測漢字的意思是正面的還是負面的。結果顯示,受試者看到漢字的次數越多,做出的推測越正面。李男錫建議,如果你試圖得到某人的好感,可以找機會多在對方面前出現。

第二,佛蘭克林效應:讓對方幫自己的忙,他會更喜歡你。1996年,美國德州大學心理系兩位博士將實驗參加者分成了三組,參加一項可以拿到高額獎金的比賽。比賽結束之後研究人員走向第一組參加者,親自向他們說明因為研究經費用完了,請他們歸還獎金;同時助教去跟第二組參加者傳達同樣的資訊;研究人員和助教沒有對第三組進行任何行動。實驗結束後,研究人員通過問卷調查詢問參加者對研究人員的好感度,結果第一組給出的評價最高,第二組最低。這個實驗證明,人們直接地向別人傳達自己好意後(在這個實驗裡是參加者把獎金歸還給研究人員),對於那些自己説明過的物件,人們給出的評價會更好。也就是說,如果想要獲得別人的好感,最好能讓對方給自己釋放小小的善意,並且在對方表達善意前,沉著地等待。

第三,出醜效應:在專業外有一點點小失誤,反而會加分。美國加州大學心理系教授艾略特·阿倫森(Elliot Aronson)讓受試者聽錄音帶,內容是某人在猜謎。一組錄音中,主角回答問題時打翻了咖啡等;另一組只錄了回答題目的內容。聽完錄音後,受試者要評價對答題者的好感度,結果聽到翻倒咖啡聲音的受試者給出的好感度比較高。李男錫說,人們從理性上偏好能帶給自己利益、更聰明且完美的人,但事實上,有點不足的人似乎更讓人覺得有魅力。 不過,利用出醜效應前,先要營造出很有能力的印象,之後有小失誤或小缺點時才會有效果,如果一開始就持續出現失誤,那麼被正面評價的機會就很渺茫。

 

 

長期缺缺乏睡眠,可能會患老年癡呆

 

《環球科學》雜誌(Scientific American)發表了一篇研究文章稱,睡眠缺乏會導致認知功能下降,同時,長期缺乏睡眠的人患阿爾茲海默症的概率也會上升。阿爾茲海默症就是我們通常所說的老年性癡呆。這篇文章的作者、睡眠科學家馬修·沃克(Matthew Walker)分析了以往對阿爾茲海默症的醫學與生物學研究,結果發現睡眠缺乏與阿爾茲海默症之間存在一種互為誘因、相互加速的關係。

阿爾茲海默症的產生與一種叫澱粉樣的毒蛋白有關,它們會形成斑塊堆積在大腦裡,而且這種毒蛋白只會攻擊前額葉中部這個大腦的特定區域。這個區域與我們的睡眠和認知都有關係。一項研究曾監測了數百位65-90歲的老人,結果發現他們大腦中都有不同程度的這種毒蛋白堆積。經過進一步實驗監測發現,他們前額葉中部的這種毒蛋白堆積越多,深度睡眠的品質就越受影響。

深度睡眠在人類大腦處理記憶的過程中作用非常重要。而那些患阿爾茲海默症的患者則因為深度睡眠障礙,一夜之間就會忘記昨天學到的新知識。那麼對年輕人來說,為什麼缺覺會提高將來中老年時期患上阿爾茲海默症的概率呢?馬修·沃克研究另外的一項生物學實驗結果發現,人類在深度睡眠時淋巴細胞會清潔大腦中的廢物,其中就包括那種影響人類認知的毒蛋白。而如果你缺覺,這種毒蛋白就不會及時被清理而是會顯著增加。

所以總結下來,缺覺會影響認知,長期來看,大腦負責認知和睡眠的區域就會受損傷,從而容易患上阿爾茲海默症。馬修·沃克也強調了下,睡眠不足只是導致阿爾茲海默症的一種原因之一,睡眠本身不是完全避免阿爾茲海默症的魔法。但無論你年齡多大,最好都要重視起睡眠問題。

 

 

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